THG Datenschutzerklärung (für AGRAVIS Koorperation)

OLF Deutschland GmbH Datenschutzerklärung
Letzte Fassung: 30/10/2023

Für die Datenverarbeitung verantwortlich ist:

OLF Deutschland GmbH
Brook 2, Block H,
20457 Hamburg
E-Mail: info@onlinefuels.de

1. Überblick zur Funktionsweise und Durchführungsverfahren

Über ein Formular (https://www.agravis.de/de/energie-mobilitaet/thg-quote/) werden zur Durchführung des Verfahrens zur Treibhausgasminderungsquote (THG-Quote) die für den Vertragsabschluss erforderlichen personenbezogenen Daten sowie eine Kopie der Zulassungsbescheinigung Teil I (Fahrzeugschein) des oder der Fahrzeuge der Kunden von OnlineFuels erhoben.

Anschließend werden die erhobenen Daten sowie die Fahrzeugscheine an das deutsche Umweltbundesamt übermittelt, um die THG-Quote zu registrieren und zertifizieren. Nur die Registrierung und Zertifizierung der Quote Bedarf der personenbezogenen Daten, die Anrechnung der Quote erfolgt ohne Verarbeitung der personenbezogenen Daten.

2. Datenverarbeitung im Rahmen der Registrierung

Zur Durchführung des THG-Quotenverfahrens werden die im Folgenden genannten Daten erhoben und verarbeitet:

Bei natürlichen Personen:

  • Vorname und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Bankdaten (Zahlungsempfänger, IBAN)
  • Fahrzeugdaten (Kennzeichen, Fahrzeugidentifikationsnummer, Halterangaben/-adresse und Scan bzw. Kopie der Zulassungsbescheinigung Teil I)

Bei juristischen Personen:

  • Unternehmensname
  • Umsatzsteuer-ID/Steuernummer
  • Adressdaten (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
  • E-Mail-Adresse
  • Vorname und Nachname der registrierten Person
  • Bankdaten (Zahlungsempfänger, IBAN)
  • Fahrzeugdaten (Kennzeichen, Fahrzeugidentifikationsnummer, Halterangaben/-adresse und Scan bzw. Kopie der Zulassungsbescheinigung Teil I)

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt, um den zwischen OnlineFuels und dem E-Mobilisten geschlossenen Vertrag zur Abwicklung der THG-Quote zu erfüllen und die Berechtigung zur Teilnahme an der Quotengenerierung seitens des E-Mobilisten zu überprüfen sowie um die Quotenregistrierung beim jeweiligen Umweltbundesamt vorzunehmen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Sofern Sie im Auftrag anderer Personen handeln, haben Sie sicherzustellen und erklären mit der Durchführung des THG-Quotenverfahrens, dass Sie zur Weitergabe der personenbezogenen Daten dieser Personen an uns berechtigt sind.

Die Verarbeitung der Logfiles dient ebenfalls der Betrugsverhinderung und -vorbeugung, Fehleridentifikation sowie der Verhinderung von Spam-Angriffen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden von OnlineFuels nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht, ohne dass es hierfür einer gesonderten Aufforderung zur Löschung bedarf.

3. Weitergabe der personenbezogenen Daten an Dritte

Um die THG-Quote in Deutschland zu registrieren, übermittelt OnlineFuels die personenbezogenen Daten sowie die Dokumente zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) direkt an das Umweltbundesamt, Wörlitzer Platz 1, 06844 Dessau-Roßlau, das für die Datenverarbeitung eigenständiger Verantwortlicher ist.

Von den personenbezogenen Daten umfasst sind:

  • Name oder Firmenname
  • Datum der Zulassung
  • Fahrzeugidentifikationsnummer
  • Antriebsart
  • Fahrzeugklasse
  • Registrierungsdatum des E-Mobilisten

Das jeweilige Umweltbundesamt führt die Registrierung der THG-Quote sowie die finale Prüfung der Daten durch.

Ferner stellt stellt OnlineFuels dem Kooperationspartner Agravis Raiffeisen AG, Industrieweg 110, 48155 Münster die folgenden personenbezogenen Daten zur Verfügung:

  • Name oder Firmenname
  • Datum der Zulassung
  • Antriebsart & Fahrzeugklasse
  • Registrierungsdatum des E-Mobilisten
  • E-Mailadresse des E-Mobilisten

Die Weitergabe der personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis der berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) von OnlineFuels und der Agravis Raiffeisen AG an einem aussagekräftigen und nachvollziehbaren Reporting im Rahmen der vereinbarten Kooperation zwischen OnlineFuels und Agravis Raiffeisen AG.

4. Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten für die Durchführung des Verfahrens zur Treibhausgasminderungsquote (THG-Quote) ist für die Vertragsdurchführung erforderlich, um das Vorliegen der Voraussetzungen und die THG-Quotenregistrierung vornehmen zu können. Ohne Bereitstellung ist ein Vertragsabschluss und die Vertragsdurchführung nicht möglich.

OnlineFuels setzt keine Verfahren zur ausschließlich automatisierten Entscheidungsfindung ein.

I Weitere Informationen zur Datenverarbeitung

1. Einsatz von Dienstleistern / Datenempfänger

Wir setzen im Rahmen der Datenverarbeitung weitere Dienstleister ein (insbesondere Cloud-Provider, Anbieter von Buchhaltungs- und vergleichbaren Diensten), die Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag gemäß Art. 28 DS-GVO sowie nach unserer Weisung verarbeiten und die geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Rechte getroffen haben. Dabei handelt es sich neben den in dieser Datenschutzerklärung bereits genannten Empfänger  insbesondere um die Google Ireland Ltd. (Dublin, Irland) im Rahmen der Nutzung von Google Analytics. Soweit ein Datenexport in die USA stattfindet, erfolgt dieser auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (https://cloud.google.com/terms/data-processing-terms).

Sofern dabei personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeitet werden, wo ggf. kein dem Europäischen Datenschutzniveau vergleichbarer Standard besteht, erfolgt dies auf Grundlage der jeweils angegebenen Garantie bzw. anderen geeigneten Garantien gemäß Artikel 44 bis 49 DS-GVO. Für eine Kopie der jeweiligen Garantien bzw. Vertragstexte erhalten Sie auf Anfrage bei uns.

Über die bereits genannten Empfänger hinaus können wir Ihre Daten an weitere Empfänger weitergeben. Dazu können insbesondere Berater (z. B. Wirtschaftsprüfer, Kanzleien) und andere Dritte gehören. Die Zwecke der Datenweitergabe können etwa in der Durchführung von Prüfungen und Audits oder in der Durchsetzung unserer Rechte sowie dem Schutz der Rechte Dritter liegen.

Möglicherweise müssen wir Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus auch an weitere Empfänger (z. B. staatliche Stellen) weitergeben, wenn wir aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder behördlichen Anforderung dazu verpflichtet sind oder Ihre personenbezogenen Daten zur Durchsetzung unserer Vertragsbedingungen mit Ihnen und anderen Parteien sowie zur Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen und zum Schutz unserer Rechte verwenden.

Wenn wir einer gesetzlichen Verpflichtung oder regulatorischen Anforderung nachkommen müssen, ist die Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DSGVO. Ansonsten ist die Rechtsgrundlage für die weitere mögliche Nutzung Ihrer Daten unser berechtigtes Interesse für die oben genannten Zwecke gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f) DS-GVO, sofern der Empfänger nicht als Auftragsverarbeiter für uns tätig wird.

2. Kontaktaufnahme mit uns (insbesondere bei Anfragen per Formular)

Sie haben die Möglichkeit, auf unterschiedliche Weisen mit uns in Kontakt zu treten. Dazu zählt insbesondere die Kontaktaufnahme mittels der Formulare auf unserer Website und Plattform sowie per E-Mail. Verarbeitete Daten sind die von Ihnen angegebenen, insbesondere solche zu Ihrer Person (etwa Name, Kontaktdaten) und zu Ihrem Unternehmen (etwas Firma, Jobbezeichnung).

Die im Rahmen einer Kontaktaufnahme mit uns stattfindende Datenverarbeitung kann, jeweils abhängig von dem Inhalt Ihrer Mitteilung, unterschiedlichen Zwecken dienen. In der Regel speichern und verarbeiten wir die angegebenen Daten weiter, um die Angelegenheit, wegen derer Sie uns kontaktiert haben, bearbeiten zu können. Dabei werden Ihre Daten auch in einem Kunden-Management-System gespeichert und verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen einer Kontaktaufnahme mit uns ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f) DS-GVO). Wir haben ein berechtigtes Interesse daran Ihre Daten zu verarbeiten, um Ihrem Anliegen nachkommen und ggf. mit Ihnen in Kontakt treten zu können. Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Inhalt Ihrer Kontaktaufnahmen unmittelbar dazu dient, eine zwischen uns bestehende Vertragsbeziehung anzubahnen oder durchzuführen. In diesen Fällen stützen wir die Verarbeitung Ihrer Daten auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b) DS-GVO. Ihre im Zusammenhang mit der Kontaktaufnahme gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und soweit sie keinen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.

Daten, die zur Vertragsdurchführung erforderlich sind, speichern wir für die Dauer der Vertragsbeziehung. Darüber hinaus speichern wir diese soweit wir gesetzlich (insbesondere aus dem Steuer-, Handels- und Abgabenrecht) dazu verpflichtet sind. Eine Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten stützen wir auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO.

3. Routinemäßige Löschung und Sperrung von Daten

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgegeben wird.

Für Deutschland gilt insofern insbesondere eine Pflicht zur Aufbewahrung für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (insbesondere Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (insbesondere Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für Besteuerung relevante Unterlagen). Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden Ihre personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht. Bitte beachten Sie auch die konkreten Ausführungen zu einzelnen Speicher- und Löschfristen in dieser Datenschutzerklärung.

4. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Missbrauch, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen entsprechen dem aktuellen Stand der Technik.

II Ihre Rechte

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person (Artikel 4 Nr. 1 DS-GVO) haben Sie uns gegenüber zahlreiche Rechte, über die wir Sie im Folgenden informieren möchten. Einzelheiten dazu finden Sie zudem in den Artikeln 15 bis 21 der DS-GVO sowie den §§ 32 bis 37 BDSG.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte (gerne auch formlos) an info@onlinefuels.de.

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche Daten wir über Sie verarbeiten. Dies beinhaltet unter anderen auch Angaben dazu, wie lange und zu welchem Zweck wir die Daten verarbeiten, woher diese stammen und an welche Empfänger oder Empfängerkategorien wir diese weitergeben. Zudem können Sie von uns eine Kopie dieser Daten zur Verfügung gestellt bekommen.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, dass wir nicht oder nicht mehr zutreffende Angaben über Sie unverzüglich berichtigen. Zudem können Sie eine Vervollständigung Ihrer unvollständigen personenbezogenen Daten verlangen. Wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, informieren wir über diese Berichtigung auch Dritte, wenn wir Ihre Daten an diese weitergegeben haben.

3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie haben das Recht, von uns die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn einer der folgenden Gründe zutrifft:

  • Ihre Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig oder der Zweck ist erreicht;
  • Sie widerrufen Ihre Einwilligung und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
  • Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor; bei der Nutzung von personenbezogenen Daten zur Direktwerbung genügt ein alleiniger Widerspruch Ihrerseits gegen die Verarbeitung;
  • Ihre personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet;
  • die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen.

Bitte beachten Sie, dass Ihr Recht auf Löschung durch gesetzliche Bestimmungen eingeschränkt sein kann. Dazu gehören insbesondere die Einschränkungen, die in Artikel 17 DS-GVO und § 35 BDSG aufgeführt sind.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung)

Sie haben das Recht, von uns eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

  • Sie bestreiten die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten, und zwar für eine Dauer, die uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
  • die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie lehnen die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangen stattdessen die Einschränkung der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten;
  • wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder
  • Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren überwiegen.

Wenn Sie eine Einschränkung der Verarbeitung nach der vorgenannten Aufzählung erwirkt haben, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

5. Widerrufsrecht bei Einwilligungen

Sie können Ihre uns gegenüber erteilten Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dieser Widerruf kann in Form einer formlosen Mitteilung an die o.g. Kontaktadressen erfolgen. Falls Sie Ihre Einwilligung widerrufen, wird davon die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.

Konsequenz eines Widerrufs ist in aller Regel, dass Sie unsere Leistung, im Rahmen derer wir Sie um Ihre Einwilligung gebeten haben, nicht mehr oder nicht mehr in vollem Umfang nutzen können.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die Sie betreffen und die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten anderen zu übermitteln. Einzelheiten und Einschränkungen können Sie Artikel 20 DS-GVO entnehmen. Die Ausübung dieses Rechts lässt Ihr Recht auf Löschung unberührt.

7. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie meinen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer der zuständigen Aufsichtsbehörden, d. h. insbesondere dem Hamburgischen Beauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit oder der jeweiligen Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes.

8. Widerspruchsrecht

Sie haben nach Artikel 21 DS-GVO insbesondere das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn wir diese Verarbeitung auf berechtigte Interessen gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f) DS-GVO stützen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, außer in zwei Fällen:

  • wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder
  • die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Insbesondere auch sofern wir Ihre personenbezogenen Daten für Direktwerbung verarbeiten, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zwecke solcher Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung, werden wir Ihre personenbezogenen Daten dafür nicht mehr verwenden.

 

Gültigkeit und Änderungen der Datenschutzerklärung

Die Datenschutzerklärung ist aktuell gültig.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Plattform oder die Implementierung neuer Technologien kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.